Co znaczy Zbadajmy sobie komunikację!

Definicja: Komunikacja w organizacji to dość trudny temat - przewarzająca część właścicieli i prezesów spółek zdaje sobie sprawę, że w jego spółce komunikacja "leży i kwiczy" (co więcej: bardzo regularnie widzą to sami pracownicy), nie wiedzą jednak w którym miejscu i w jaki sposób sprawić, aby wstała, otrzepała się była i ruszyła pełną parą ku chwale przedsiębiorstwa.

Jedynym metodą ustalenia, co w komunikacji nie współgra ze sobą i co należy poprawić, jest zwyczajnie zbadanie organizacji pod kątem komunikacji wewnętrznej - zajmę się w tym miejscu prezentacją trzech najciekawszych wg mnie metod badania mechanizmów informacyjnych w organizacji, aby ułatwić diagnostykę problemów w komunikacji wewnątrzorganizacyjnej. Nie dokonam jednak rozkładu obiektów wszystkich mechanizmów z racji na obowiązujące patenty.


- Slim Management (tak zwany Sposób Wąskiego Gardła)
sposób oparta na teorii ograniczeń Elijah Goldrat, stworzona poprzez Amerykanów i w dodatku bardzo ciekawa - opisuje organizację jako jeden gigantyczny lejek, czy - jak kto wol i- wąskie gardło: bierzemy organizację, a następnie poszczególne komórki organizacji pod lupę:
- patrzymy na nadawcę informacje,
- patrzymy na informację wejściową,
- patrzymy na adresata informacje,
- patrzymy na informację wyjściową,
- szukamy miejsc, w których wiadomość zostaje uszczuplona.

dlatego otrzymujemy 3 fundamentalne wiadomości: kto bierze udział w komunikacji, jaka wiadomość jest przekazywana i na jakim poziomie hierarchizacji pracowników wiadomość jest zubożana - coś a'la głuchy telefon.


- > sposób Zadaniowo-Informacyjna
Jak się okazuje, Polacy nie gęsi i własne sposoby badań mechanizmów informacyjnych mają. Polska > sposób wydaje się ciekawa z jednego powodu - opiera się na badaniu zapotrzebowania kadry kierowniczej organizacji na wiadomości i bazuje na opisie źródeł tych informacji. Złożona jest z następujących faz:
- ogólne rozpoznanie organizacji i zdefiniowanie regionów jej działalności,
- identyfikacja zadań: regulacja prowadząca do podziału funkcji na zadania i pozwalająca na wyodrębnienie funkcji w relacji do celu, albo celu w relacji do funkcji,
- określenie powiązań informacyjnych pomiędzy określonymi zadaniami,
- zdefiniowanie wejść i wyjść informacyjnych dla każdego z wykonywanych zadań. Charakterystyka ta zamieszczana jest w karcie i obejmuje treść informacji, nazwę nośnika i nazwisko nadawcy,
- rozdzielenie funkcji kompetencyjnych pomiędzy wykonawców zadań i czynności, wykorzystując wykres (Jastrzębiowski, 1978, s. 34). Zbiór funkcji obejmuje pomiędzy innymi przekazywanie informacji w formie instrukcji i wytycznych, podejmowanie decyzji,
- rozpoznanie problemów decydujących przez zdefiniowanie najczęściej pojawiających się w organizacji problemów. Na formularzu spisywane są wyniki – określane są zadania, wpływające na nie czynniki i wiadomości o odchyleniach plus podjęte decyzje,
- tworzenie reguł decydujących, instruujące, którą decyzję należy podjąć w razie w określonej sytuacji: opracowywana jest ((tak zwany tabela decyzyjna,
- ocena obiektów mechanizmu informacyjnego na tle całej struktury organizacji i jej mechanizmu decyzyjnego (Czekaj, 2000, s. 119).

Podsumowaniem tej sposoby, jest przekazana zainteresowanym na piśmie ocena poszczególnych obiektów mechanizmu komunikacji.


- > sposób DZL (Durchlaufzeitenanalyse)
> sposób, która powstała w Berlińskim Instytucie Badań Organizacji i Zastosowań Technologii (Institut fur Organisationsforchung und Technologieanwendung) (Zangl, 1987, s. 223). Przewiduje sześć grup czynności procesu informacyjnego:
- opracowywanie informacji,
- przekształcenie informacji (na zdatny do zastosowania),
- kontrola i uzgadnianie informacji,
- transport informacji,
- czynności przygotowawcze przesyłu informacji,
- badanie zalegania informacji i odpowiadających im czasów (Zangl, 1987, s. 104).
Celem nadrzędnym tej sposoby było zminimalizowanie czasu potrzebnego do przebiegu mechanizmów komunikacyjnych.
złożona jest z następujących faz:
- utworzenie zespołu badawczego złożonego z ekspertów zewnętrznych specjalistów (organizatorów) i minimum dwóch przedstawicieli danej instytucji,
- formułowanie szczegółowych celów i dobór przedmiotów badań; faza ten opiera się na wynikach audytów komunikacyjnych z kadrą zarządzającą spółki,
- zbieranie informacji prowadzone poprzez przedstawicieli danej instytucji, przewiduje opracowanie opisów mechanizmów pracy; później przygotowywane są wywiady prowadzone zespołowo w odniesieniu do ustalonych grup pracowniczych a również indywidualnie z każdym z personelu,
- opracowanie poprzez ekspertów kwestionariuszy i ankiet odnośnie identyfikacji problemów w komunikacji i kształtujących firmę czynników,
- opracowanie i badanie rezultatów badań; uzyskane wyniki poddawane są szczegółowej analizie, interpretacji, a nareszcie ocenie (Czekaj, 2000, s. 132).

> > sposób ta jest ciekawa z jednego powodu - jako nieliczna uwzględnia czas przebiegu mechanizmów komunikacyjnych wspólnie z czynnościami nietworzącymi wartości dodanej. Wiąże się to z dynamiką mechanizmów przekazywania informacji; w jej przypadku narzędziami badawczymi są między innymi kwestionariusze, ankiety i wywiady (Ober, 2007, s. 87).


Wnioski:
by skonstruować właściwą metodę badań mechanizmu komunikacji wewnątrzorganizacyjnej odpowiadającą profilowi organizacji w stu procentach, należy utworzyć autorski schemat badań, oparty na własnych doświadczeniach i informacjach zawartych w innych modelach. Co taki schemat daje właścicielowi spółki? Szczegółowy wgląd w problemy organizacji: gdzie wystepują błędy, na czym one polegają i co jest za nie odpowiedzialne. Pracownik nie korzysta z oficjalnego mechanizmu komunikacji nie dlatego, iż złośliwie stara się, aby jego spółka zbankrutowała, lecz dlatego, iż go nie zna albo nie potrafi się nim posługiwać. Oprócz tego trzeba mieć w świadomości, że tak, jak kupienie podręcznika o chorobach zakaźnych nie wyleczy nas z grypy, tak wiedza o problemach z komunikacją wewnętrzną nie skonstruuje nam modelu komunikacji wewnątrzorganizacyjnej, który te problemy rozwiąże