wybrać powierzchnię biurową co to jest
Definicja: telemarketingowych. Znaczy to powiększenie potrzebnej powierzchni biurowej i zapewnienie.

Czy przydatne?

Co znaczy Jak wybrać powierzchnię biurową dla centrum telefonicznego (call center)

Słownik: Rośnie średnia powierzchnia firmowego centrum telefonicznego (call center) i liczba przedsiębiorstw specjalizujących się w usługach telemarketingowych. Znaczy to powiększenie potrzebnej powierzchni biurowej i zapewnienie pracownikom dobrych warunków pracy.
Definicja:

Na rozwijającym się rynku usług telemarketingowych rośnie zarówno średnia powierzchnia firmowego centrum telefonicznego, jak i liczba spółek specjalizujących się w usługach telemarketingowych. Więcej osób pracujących w tym sektorze marketingu znaczy większą, potrzebną powierzchnię pracy. Osoby nawiązujące kontakt z klientem dzięki telefonu pracują w pomieszczeniach biurowych, w których powinien panować odpowiedni komfort. Zapewnienie pracownikom dobrych warunków pracy wymaga wybrania odpowiedniej przestrzeni biurowej najmowanej, jeżeli nie posiadamy własnego budynku biurowego. Oferty przestrzeni do wynajęcia nie są identyczne i znając parametry obiektu możemy wybrać odpowiednią dla swoich potrzeb.


Rynek najmu powierzchni biurowej a akustyka wnętrza

Przy wynajmowaniu przestrzeni biurowej na potrzeby biura, w który występuje centrum telefoniczne, występuje kilka modeli współpracy między najemcą a dostawcą przestrzeni. Modele te odzwierciedlają różny sposób podejścia do uzyskania odpowiednich warunków akustycznych, do zawarcia w umowie wzajemnych obowiązków.
Modele współpracy:



  • standard deweloperski,

  • standard użytkowy częściowy,

  • standard użytkowy pełny.


Standard deweloperski: O standardzie deweloperskim mówimy, kiedy administrator obiektu dostarcza “surową powierzchnię” do zagospodarowania udostępniając książkę warunków najmu, w której zawarte są wiadomości techniczne o dostarczanych parametrach technicznych, podejściach do mediów, ograniczeniach zabudowy (na przykład dociążeniu), ograniczeniach metody użytkowania (((na przykład wprowadzaniu głośnych urządzeń). W tym modelu najemca podłącza własną część instalacji do trzonu budynku, sam odpowiada za odpowiednie zaprojektowanie i pełne zabudowanie najmowanej powierzchni.


Standard użytkowy częściowy: Z częściowym standardem użytkowym mamy do czynienia, kiedy najmowana powierzchnia jest częściowo zabudowana. W tych wypadkach występuje powierzchnia sufitu, podłoga podniesiona, oświetlenie, wentylacja, puszki podłogowe z instalacją, takie przedmioty mechanizmu bezpieczeństwa obiektu jak tryskacze, czy dźwiękowy mechanizm ostrzegawczy alarmu przeciwpożarowego. Najmujący dokonuje podziału najmowanej powierzchni pełnymi przegrodami pionowymi (rozpięte między sufitem a podłogą podniesioną) albo niepełnymi, tak zwanymi ekranami stanowiskowymi.


Standard użytkowy pełny: Najwspanialszym metodą zagospodarowania najmowanej powierzchni jest pełny standard użytkowy. Jednak wymaga on jednak od najemcy bardzo precyzyjnego ustalenia potrzeb, jakie ma w dziedzinie wskaźników technicznych, programu biura jako całości i wymogów co do poszczególnych części biura. Niewątpliwym plusem tego modelu jest bardzo krótki czas zagospodarowania przestrzeni, bo najemca wprowadza się do niemal gotowego biura. Po wprowadzeniu obiektów wyposażenia biura poprzez najemcę, ono jest gotowe do rozpoczęcia pracy pełną parą.


Analizowane parametry użytkowe najmowanej przestrzeni biurowej


by dobrze wybrać powierzchnie pod centrum telefoniczne należy zweryfikować kilka wskaźników technicznych obiektu.

Powierzchnia pomieszczenia centrum telefonicznego
Pomieszczenie centrum telefonicznego jest jednym z wielu pomieszczeń biurowych, dlatego warto na początku jasno określić, czym jest biuro, a czym pomieszczenie biurowe. Dobre i dokładne zdefiniowanie służy uniknięciu konfliktów w rozmowach, kiedy to strony różnie rozumieją definicje i parametry przestrzeni najmowanej.
Biuro: zespół pomieszczeń biurowych połączonych systemem komunikacji, w których realizowane są prace biurowe.
Pomieszczenie biurowe: przestrzeń w budynku wydzielona przegrodami stałymi, którą można zamknąć, wyodrębnić od innych pomieszczeń w obiekcie. W pomieszczeniu biurowym wykonywane są prace biurowe.

pojęcia te potrzebne są do rozmowy z administratorem, który może inaczej patrzeć na przedmiot niż najemca, inaczej określać wskaźniki zaludnieniowe ((((na przykład z racji na bezpieczeństwo osób w obiekcie. Możliwości zagospodarowania przestrzeni biurowej są zależne od możliwości obiektu. Dla ustalenia zaludnienia przedmiotów biurowych mamy kilka parametrów, Zdefiniowanie zaludnienia służy opracowaniu lepszego programu zagospodarowania przestrzeni biurowej.

Poziom zaludnienia budynku biurowego: Liczba powierzchni użytkowej budynku biurowego przypadającej na jedną osobę (jedno stanowisko pracy) pracującą w budynku. Do osób pracujących zalicza się zarówno osoby z obsługi obiektu, jak i pracujące na stanowiskach pracy powstałych w powierzchniach najmowanych.
Poziom zaludnienia biura: Liczba powierzchni całkowitej biura przypadającej na jednego pracownika. W powierzchni całkowitej uwzględnione są ciągi komunikacyjne i pomieszczenia społeczne. W jednym budynku biurowym może występować kilka biur.
Poziom zaludnienia pomieszczenia biurowego: Liczba powierzchni całkowitej w jednym pomieszczeniu biurowym przypadającej na jednego pracownika pracującego na stałe. Jako robota stała rozumiana jest również robota pracowników okresowo pojawiających się w biurze (((((na przykład handlowców, dla których wydzielone jest stanowisko wykorzystywane kilku handlowcom. W powierzchni tej uwzględnione są ciągi komunikacyjne pomiędzy stanowiskami, powierzchnia zajęta meblami i powierzchnie wspólne ((((((na przykład miejsce kserokopiarki użytkowanej poprzez wszystkich pracowników w pomieszczeniu.

w razie wyboru powierzchni przeznaczonej na pomieszczenie centrum telefonicznego musimy rozgraniczyć samo pomieszczenie call center od pomieszczeń pomocniczych, do jakich zaliczają się głównie pomieszczenia kadry zarządzającej. jeżeli menadżerowie zespołów konsultantów pracują na wspólnej sali z konsultantami, to ich miejsca pracy wlicza się w liczbę stanowisk. Przewidywana liczba konsultantów w połączeniu z warunkami pracy, jakie określimy, daje nam rozmiar powierzchni potrzebnej na pomieszczenie centrum telefonicznego.
























Tabela: Powierzchnia centrum telefonicznego na jednego pracownika a ocena funkcjonowania.
Powierzchnia pomieszczenia centrum telefonicznego w m2 przypadająca na pracownika Ocena jakościowa
7,2 – 5,6 m2 Pomieszczenia o dobrych warunkach akustycznych, w których można uzyskać eliminację wpływu wzajemnego pracowników (((((((na przykład z zastosowaniem mechanizmów maskowania dźwiękiem.
Powierzchnia pozwala na dobre kreowanie układu stanowisk pod kątem ograniczenia propagacji dźwięku pomiędzy stanowiskami.
5,5 – 3,6 m2 Pomieszczenia o prawidłowych warunkach akustycznych, gdzie można wykorzystać mechanizmy eliminacji propagacji hałasu pomiędzy stanowiskami.
Powierzchnia w ograniczony sposób pozwala na kreowanie ograniczenia propagacji dźwięku pomiędzy stanowiskami przez układ stanowisk pracy.
poniżej 3,5 m2 Pomieszczenia gęsto zaludnione, z sporymi problemami akustycznymi, o niskim komforcie pracy. Pomieszczenia z bardzo ograniczonymi możliwościami technicznymi eliminacji hałasu, brakiem możliwości skutecznego stosowania mechanizmów maskowania dźwiękiem, znikomym wpływie układu stanowisk na propagację hałasu pomiędzy stanowiskami.























Znalezienie złotego środka między zagwarantowaniem odpowiednich warunków pracy a kosztami najmu i uzyskaniem efektywnej pracy konsultantów jest najtrudniejszym zadaniem menadżera przygotowującego centrum telefoniczne w nowej lokalizacji. Powierzchnia w najwyższym stopniu optymalna znajduje się w przedziale między 4,8 m2 a 5,6 m2 na jedno stanowisko pracy. znaczy to, iż na 100 konsultantów w jednym pomieszczeniu potrzebujemy nie mniej niż 400 m2, a przy 600 m2 zaczynamy przepłacać za najem powierzchni.

Poziom dźwięku w najmowanej, pustej przestrzeni


Do pomieszczenia centrum telefonicznego nie powinny docierać dźwięki mogące wywołać zakłócenia pracy. Na poziom dźwięku w nieużytkowanym pomieszczeniu wpływa hałas z zewnątrz obiektu, hałas od sąsiadów w okolicy, z góry i dołu i hałas, jaki wprowadza wyposażenie techniczne. Wyposażeniem technicznym dostarczającym do obiektu najwięcej hałasu jest mechanizm wentylacji i klimatyzacji.




























Tabela: Poziom dźwięku w pomieszczeniu biurowym a ocena warunków.
Całkowity poziom dźwięku mierzony w pomieszczeniu biurowym bez korekcji A Opis warunków
25 - 35 dB Pomieszczenia o wysokim komforcie akustycznym pracy. Hałas nie wpłynie na jakość pracy.
Dźwięki spoza pomieszczenia centrum telefonicznego nie będą odbierane poprzez pracowników.
35 - 45 dB Pomieszczenia o odpowiednim komforcie akustycznym. Hałas tła akustycznego będzie maskowany hałasem, jaki wprowadzą użytkownicy centrum telefonicznego.
45 - 55 dB Pomieszczenia o niskim komforcie akustycznym. Hałas nie musi wpływać negatywnie na pracę pracowników, ale będzie słyszalny i oceniany jako obiekt warunków pracy.
>>w razie dużej ilości dźwięków niskoczestotliwościowych może być odbierany jako uciążliwy.
ponad 55 dB Pomieszczenia nienadające się na centrum telefoniczne.
Poziom dźwięku docierający do konsultantów będzie na poziomie generowanego poprzez nich hałasu i wpłynie na ich pracę.




























Pamiętać należy, iż mowa tu o poziomie dźwięku przy pustym, niefunkcjonującym pomieszczeniu. Na poziom po zagospodarowaniu będzie miał wpływ hałas użytkowania ((((((((na przykład przenoszony z serwerowni przestrzenią międzystropową. Analizując poziom dźwięku nie należy się kierować tylko wartością w decybelach, jaka pojawia się na mierniku poziomu dźwięku. Sama wartość poziomu docierającego dźwięku nie zawsze jest najważniejsza, istotna jest również jego charakterystyka. Pojawiające się modulacje hałasu albo dźwięki niskoczęstotliwościowe mogą być bardzo uciążliwe dla pracowników pomimo ich niskiego poziomu. Innym dźwiękiem, jaki może być uciążliwy, to występowanie mocnych impulsów ( (((((((((na przykład przeloty samolotów) powodujących chwilowy skurcz mięśni u konsultanta, czego efektem jest rozproszenie uwagi w czasie rozmowy prowadzonej z klientem.




Wentylacja centrum telefonicznego


Pomieszczenia centrów telefonicznych mają duże zaludnienie i obfitują w urządzenia emitujące ciepło. Konsultanci w centrum telefonicznym do prawidłowego funkcjonowania potrzebują odprowadzenia nadmiaru ciepła i dostarczenia odpowiedniej ilości powietrza do oddychania. >>>>w razie call center mówimy o wskaźniku zapotrzebowania nie mniej niż 50 m3/h świeżego powietrza w przeliczeniu na pracownika. W przykładowym centrum telefonicznym o wysokości 3 m i powierzchni 500 m2 możemy przy wskaźniku 5,6 m2 przypadającego na pracownika ulokować około 89 pracowników. Zapotrzebowanie na powietrze wyniesie zatem około 4 450 m3 na godzinę. Dla wyznaczenia liczby wymian powietrza w centrum telefonicznym dzielimy zapotrzebowanie poprzez objętość pomieszczenia (3 m x 500 m2 = 1500 m3) i otrzymujemy około 3 zamiany na godzinę. Takie parametry wentylacji są absolutnym minimum dla zapewnienia komfortu termicznego i odpowiedniej ilości świeżego powietrza dla konsultantów telefonicznych. Pamiętajmy także, iż osoby rozmawiające zużywają więcej powietrza.

Komfort termiczny w biurze należy utrzymywać na poziomie 20-22oC. Z kolei w okresie letnich upałów optimum jest na poziomie 22-25oC. Nie należy zanadto obniżać temperatury, bo spowoduje to powiększenie zachorowalności pracowników. Głównie mogą się pojawić dolegliwości powiązane z zapaleniem krtani i przeziębieniem, czyli z akustycznego punktu widzenia przyczyniamy się do straty “akustycznych wskaźników” pracownika. Pracownicy centrum telefonicznego są bardziej podatni na zachorowania krtani z racji na specyfikę pracy, intensywne użytkowanie narządu mowy.

W ocenie wydajności wentylacji w okresie letnim warto zwrócić uwagę na to, czy okna mają standardową czy podwyższoną izolacyjność termiczną. W wysokich budynkach o dużej powierzchni przeszklonej fasady światło dzienne doświetla pomieszczenie wgłąb. jeżeli fasada jest cała przeszklona, trzeba liczyć się z faktem, iż latem powierzchnia okna może się nagrzewać do temperatury 30-40oC, co spowoduje wprowadzanie do pomieszczenia sporych ilości ciepła.

Innymi czynnikami wprowadzającymi ciepło w centrum telefonicznym jest wyposażenie pracownika w środki techniczne. W klasycznym biurze mamy ( ((((((((((na przykład jeden komputer w pomieszczeniu biurowym o objętości 50 m3. W centrum telefonicznym sprzętu jest cztery razy więcej. Liczba dodatkowych “grzejników” jest na tyle spora, iż wymaga uwzględnienia w obliczeniach wentylacyjnych.

Problemem wentylacji przy takiej liczbie wymian w biurach o wysokości 3 m - jak dla typowego pomieszczenia biurowego - jest nadmierny hałas, jaki wprowadza ona do pomieszczeń. >>>>>w razie centrów telefonicznych poziom dźwięku nie powinien wynosić więcej niż 35 dB, a to wiąże się z koniecznością rozproszenia i wykorzystania dużej liczby anemostatów. jeżeli nie ma możliwości kontroli poziomu emisji hałasu z mechanizmu wentylacji, należy porozmawiać o zadeklarowaniu emisji w umowie. Wartość, jaką zadeklaruje administrator można później zweryfikować już po zagospodarowaniu biura.




Powierzchnia najmowana z sufitem i podłogą podniesioną


>>>>>>w razie najmowania powierzchni biurowej gotowej do zagospodarowania, z akustycznego punktu widzenia warto sprawdzić parametry podłogi i sufitu. Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać, jest sprawdzenie, czy przestrzeń pomiędzy sufitem podwieszonym a podłogą podniesioną ma przynajmniej 3 m. rozmiar ta jest wymagana przepisami prawa budowlanego. jeżeli administrator wynajmuje biura z sufitem i podłogą tylko do zagospodarowania ściankami, to należy sprawdzić, jaką izolacyjność akustyczną wzdłużną ma sufit i jaką ma podłoga. wskaźnik ten jest potrzebny, jeżeli najmowana przestrzeń ma być podzielona ściankami pełnymi pomiędzy sufitem podwieszanym a podłogą podniesioną. jeżeli całość najmowanej powierzchni zabudujemy tylko niepełnymi ściankami, wtedy nie ma potrzeby kontrolowania tego wskaźnika. jeżeli na poziomie budynku biurowego jest dwóch najemców, warto sprawdzić, czy można wyeliminować przesłuch przestrzenią pomiędzy stropem a sufitem podwieszanym między nami a sąsiadem.
Sufit również służy do eliminacji pogłosu, acz pogłos nie jest największym problemem akustycznym w pomieszczeniach biurowych o wysokości do 4,5 m. W biurach, gdzie nie ma wykładziny podłogowej, sufit powinien być w minimum B klasie pochłaniania dźwięku. jeżeli w pomieszczeniu jest wykładzina dywanowa, to sufit może być w C, a nawet D klasie pochłaniania dźwięku. Sufity w niższych klasach pochłaniania dźwięku są bardziej zbite, poprzez co mają większą izolacyjność akustyczną wzdłużną. To jest bardzo przydatna właściwość sufitu, kiedy chcemy biuro zagospodarować pełnymi przegrodami między sufitem podwieszanym a podłogą wykorzystując tylko sufit do eliminacji przesłuchów przestrzenią międzystropową.
Najlepiej jest, jak podłoga podniesiona złożona jest z łatwo demontowanych paneli, co pozwoli na prowadzenie i zmienianie układu okablowania. Podłoga powinna cechować się wskaźnikiem izolacyjności akustycznej wzdłużna Dn = 45 dB.


Oświetlenie


Mogłoby się wydawać, iż nie to jest istotny obiekt dla komfortu akustycznego, lecz oświetlenie naturalne i sztuczne jest wymagane poprzez regulaminy. I tak na stanowisku pracy biurowej wymagane jest uzyskanie oświetlenia na poziomie przynajmniej 20O lx, wskazane 300 lx. W najczęściej dostępnych powierzchniach najmowanych o wysokości 3 m i głębokości 8 m wymagane jest wykorzystywanie oświetlenia sztucznego dla uzyskania wymaganego doświetlenia stanowisk pracy. Z akustycznego punktu widzenia oświetlenie niektórych typów “brzęczy”. Hałas lamp jest bardzo uciążliwy, chociaż nie ma dużego poziomu ocenianego w dB. jeżeli lampy są już zamontowane, to należy poprosić o ich wyłączenie. jeżeli nie są, to stosowna klauzula o głośności lamp powinna być zawarta w umowie z spółką zagospodarowującą najmowaną przestrzeń.

Kontrola infrastruktury


Kontrola łączy telefonicznych w budynku może być przeprowadzona dzięki prostego testu. Podłączywszy analizator STI do standardowego telefonu wystarczy wykonać testowe połączenie z kilku typowych mechanizmów jest to miejskiego telefonu stacjonarnego, telefonu komórkowego, telefonu internetowego. Nie to jest najlepszy test i może być obarczony błędem. Można także wynająć osobę, która tylko zbada moc sygnału dzięki standardowego analizatora sygnałów w instalacjach teletechnicznych.

Mobilność stawiania stanowisk to również istotna właściwość najmowanej powierzchni pod centrum telefoniczne. Obecnie wyposaża się powierzchnię biurową w puszki podłogowe pozwalające na przyłączenie instalacji. Niemożliwość zmiany ich położenia ogranicza najemcę. Problem nie występuje w przestrzeniach najmowanych, gdzie podłogę i sufit wykonuje najemca powierzchni biurowej.

Bezpieczeństwo


Z akustycznego punktu widzenia tylko w budynkach biurowych, w których wymagane prawem jest wykorzystywanie dźwiękowych mechanizmów ostrzegawczych alarmu przeciwpożarowego, należy kontrolować pod tym kątem oferowaną przestrzeń biurową. Przedmiotami biurowymi, w których takie mechanizmy są obowiązkowe, są budynki wysokie i wysokościowe wedle ROZPORZĄDZENIEM MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI) z dnia 21 kwietnia 2006 r. w kwestii ochrony przeciwpożarowej budynków, innych przedmiotów budowlanych i terenów. wykorzystywanie mechanizmu sygnalizacji pożarowej, obejmującego urządzenia sygnalizacyjno-alarmowe, wykorzystywane do samoczynnego wykrywania i przekazywania informacji o pożarze, a również urządzenia odbiorcze alarmów pożarowych i urządzenia odbiorcze sygnałów uszkodzeniowych, jest wymagane w wysokich i wysokościowych budynkach użyteczności publicznej, a więc we wszystkich budynkach biurowych, których wysokość wynosi więcej niż 25 m nad poziomem terenu.

W budynkach najmowanych sprawa DSO (dźwiękowy mechanizm ostrzegawczy alarmu przeciwpożarowego) może być rozwiązana odgórnie przez istnienie odpowiedniego mechanizmu już dostarczanego poprzez administratora obiektu Najemca może także utworzyć własny mechanizm opracowując dokumentację podlegającą uzgodnieniu z administratorem obiektu i w koordynacji z nim. W centrum telefonicznym > >>>>>>>w razie stworzenia zagrożenia pożarowego warto zadbać o to, >>by umiejętnie i spokojnie zakończyć pracę konsultantów i sprawnie przeprowadzić ewakuację pracowników. Konsultanci mający słuchawki na uszach mogą nie usłyszeć komend ewakuacyjnych z mechanizmu głośników zawieszonych na suficie.


Trzon budynku


Trzon budynku zawiera w sobie przestrzeń komunikacji między poziomami obiektu. Tamtędy prowadzone są także instalacje techniczne doprowadzające media do następnych, wynajmowanych poziomów. Należy unikać takiej lokalizacji centrum telefonicznego, w której komunikacja osób z innych pomieszczeń w kierunku wyjścia z budynku albo do węzła sanitarnego w trzonie obiektu występuje poprzez region centrum. Przegrody trzonu powinny cechować się wysoką izolacyjnością akustyczną, określoną wartością parametru R'A1 w wysokości przynajmniej 50 dB ( ( (((((((((((na przykład betonowa ściana o grubości 25 cm).



Poobserwuj przyszłą lokalizację


Jedną z prostych metod oceny warunków akustycznych, jakie panować będą w przyszłym centrum telefonicznym, jest obserwacja. Pobyt poprzez więcej niż 30 min. w przestrzeni pozwoli nam na zaobserwowanie zewnętrznych i wewnętrznych czynników. jeżeli nie wiemy, iż biurowiec jest w torze zejścia samolotów na lotnisko, możemy to usłyszeć tylko w dłuższym czasie, kiedy jest szansa zaistnienie operacji lądowania. Tak samo jest z hałasem komunikacyjnym, kolejowym, czy hałasem sąsiedzkim, który nie występuje ( ( ((((((((((((na przykład po godzinie 16:00, kiedy oglądamy powierzchnię oferowaną.

jeżeli centrum telefoniczne ma pracować poprzez całą dobę, to wskazana jest również obserwacja w późnych godzinach ( ( (((((((((((((na przykład po 22:00. W sporych miastach w tym czasie spada tło akustyczne, co skutkuje, iż wyraźniej słychać inne maskowane dotychczas dźwięki. Obserwacja lokalizacji jest istotna i nie należy dać się zwieść pośrednikowi, który pokazuje nam powierzchnię w pośpiechu, nie dając za sporo czasu do namysłu. w czasie pobytu należy zwrócić uwagę na:



  • występowanie dźwięków chwilowych,

  • powstawanie szumów,

  • dochodzenie dźwięków funkcjonowania obiektu,

  • docierania dźwięków modulowanych i pulsujących,

  • istnienie dźwięków nieczęstotliwościowego buczenia ( ( ((((((((((((((na przykład oświetlenia, czy wentylacji.


Podjęcie decyzji o wyborze przestrzeni pod centrum telefoniczne jest pełne kompromisów. Wynajmując powierzchnię biurową narażeni jesteśmy na sporo niekoniecznie miłych niespodzianek, lecz świadomie i rozważnie podejmując decyzję uwzględniającą istotne czynniki, możemy uniknąć złych lokalizacji i wynająć komfortową przestrzeń pracy dla swoich pracowników unikając wielu problemów i zwiększając zyski.

  • Dodano:
  • Autor: