Co znaczy Jak sobie radzić z trudnym szefem?

Każdy z nas ma pewne preferencje powiązane z postrzeganiem świata, uczeniem się, podejmowaniem decyzji... Uświadomienie sobie swoich własnych preferencji, jak również znajomość preferencji osób, które są dla nas istotne, może nam bardzo pomóc w stosunkach międzyludzkich. Również w osiąganiu naszych celów.

Niejednokrotnie gdyż zdarza się, iż spotykamy na swojej drodze osobę o krańcowo różnych preferencjach. Dlatego właśnie tak trudno jest nam się porozumieć. Czasami jesteśmy na siebie skazani i musimy współpracować, tolerować się - w szczególności w pracy. Regularnie wręcz jesteśmy od takiej osoby zależni.

Umówmy się, iż bohaterem naszych opowieści będzie beznadziejny Szef. Lecz te same zasady stosują się do podwładnych, klientów, a nawet członków rodziny.

Poziom szczegółowości preferowany poprzez Szefa.
Znajomość tej preferencji może mieć wielki wpływ na naszą skuteczność w pracy. Są ludzie, którzy potrzebują dużej ilości szczegółów. Inni z kolei wręcz przeciwnie. Pierwsi skupiają się na poszczególnych krokach i szczegółowo opracowanych procedurach. Drudzy są zainteresowani głównie koncepcją, pomysłem, kontekstem. Szczegóły ich zwyczajnie nudzą.

Nasze preferencje generalnie rozciągają się na skali continuum, jednakże człowiek nie byłby sobą, gdyby nie spróbował tego zmierzyć i nazwać. Wg badan* statystyczny rozkład tych preferencji przedstawia się następująco:

"detaliści" - 15%

"zrównoważeni" (zainteresowani zarówno szczegółami, jak i generalną ideą) - 25%

"generaliści" - 60%

Mamy tu więc pierwszą podpowiedź, iż statystycznie rzecz biorąc wiele częściej spotykamy osoby zainteresowane "ogółem", niż "szczegółem".

Oto przykład wypowiedzi osób z każdej kategorii relacjonujących to samo zjawisko:

Detalista: wczoraj rano o 10:00 ja i Józek spotkaliśmy się z naszym dostawcą z spółki "Krzak" i rozmawialiśmy o renegocjacji naszego kontraktu na bieżący rok. "Krzak" chce zwiększyć ceny o 1-1.5% w zależności od rodzaju produktu.

Zrównoważony: Spółka "Krzak" poinformowała wczoraj mnie i Józka, iż chce zmienić ceny dostaw na ten rok.

Generalista: "Krzak" chce renegocjować.


Spróbujmy zatem scharakteryzować dwie krańcowe preferencje. To pomoże nam później odpowiedzieć na pytanie, jak efektywnie radzić sobie z takimi osobami. Zauważmy również, iż to samo ćwiczenie możemy wykonać w relacji do siebie. I jeśli na przykład jesteśmy czyimś szefem, powiedzenie swoim ludziom o tych preferencjach może istotnie pomóc zarówno im, jak i nam samym.

Detaliści

• na początku zawsze opisują szczegóły


• Postrzegają zadania przez ich poszczególne części


• Zawsze sami potrzebują szczegółów przede wszystkim


• Szczegóły są im konieczne do podjęcia decyzji. W przeciwnym wypadku "ani rusz"


• Lubią układać przedmioty w sekwencje i analizować jak jeden obiekt ma się do drugiego. Regularnie mówią o "krokach", "kolejności"


• Potrzebują bardzo konkretnych przykładów. Wizja jest czymś zbyt ulotnym.
  jeżeli ktoś im przerwie, mogą niestety chcieć wrócić do samego początku i zacząć od ... pierwszego szczegółu (pamiętajmy o skłonności do sekwencji)


• Możemy o nich powiedzieć, ze patrzą na świat poprzez szkło powiększające

Generaliści

• Opisują pomysły i działania ogólnym językiem, w szerokim kontekście


• Koncentrują się na generalnym kierunku projektu albo zadania


• Zawsze >na początku potrzebują ogólnego zarysu i sami od takiego zaczynają


• Podejmują decyzje wtedy, kiedy koncepcja jest dla nich przekonywująca


• >na początku zawsze muszą zrozumieć koncepcję, zanim w ogóle przejdą do szczegółów (o ile w ogóle przejdą)


• Preferują abstrakcyjne myślenie i regularnie podsumowują


• Nie przepadają za procedurami i mają trudności z ich przestrzeganiem (istotna podpowiedź)


• Lubią delegować bardziej szczegółowe zadania


• Można ich określić jako osoby patrzące na świat poprzez "okulary szerokokątne"
  

Jak zatem najlepiej komunikować się z osobami o poszczególnych preferencjach?

Detaliści będą zadowoleni i otwarci na nasze pomysły, jeśli:

• Przedstawimy nasz pomysł popierając go konkretnymi przykładami


• Podkreślimy szczegóły i przedstawimy je w sekwencji


• Będziemy unikać ogólnych sformułowań i opisów


• Podsumowanie zostanie umieszczone na końcu


• Będziemy korzystać takich słów, jak:
  precyzyjnie, dokładnie, w szczególności, pierwszy, drugi, kolejny w kolejności, procedura, zorganizowany, struktura, plan, plan szczegółowy, praktyka, doświadczenie.

Generaliści będą chcieli nas słuchać, jeśli:

• > >na początku wyjaśnimy ogólną koncepcję


• Szczegóły pojawią się wtedy, >>jeżeli o to zapytają ( albo zostawimy je na sam koniec)


• Pozwolimy im "czytać pomiędzy wierszami" i wręcz wypracować własne swoje szczegóły (to nawet wskazane)


• Będziemy korzystać słów tych, jak:
  koncepcja, wizja, generalnie, w zasadzie, ogólnie, perspektywa, nieograniczone, spontaniczny, teoria.

I na koniec jeszcze ciekawe wyniki badan* dotyczące tego, jak ludzie podejmują decyzje:

1. Niektóre osoby potrzebują kliku przykładów/prób i każdy z nich musi być oparty na innych danych. Liczy się liczba podejść.
   


2. Inni potrzebują odpowiedniej długości czasu. liczba podejść w gruncie rzeczy nie ma znaczenia.
   


3. następna kategoria, to ci, którzy za każdym wspólnie podejmują decyzje jak gdyby osobno. Nie ma dla nich znaczenia, jak wyglądała przeszłość i to, czy przedtem zdobyliśmy ich zaufanie.. Ważne jest, czy to, co mają zaakceptować spełnia ich standardy jakości i dokładności. Sposób prezentacji jest tutaj również drugoplanowy.
   


4. I ostatnia kategoria, to ci, którzy podejmują decyzje od razu, automatycznie, pod warunkiem, iż wiadomość została im dostarczona w sposób dla nich preferowany (o tym więcej w kolejnych odcinkach). Takim osobom możemy więc wyjątkowo łatwo cos "sprzedać" pod warunkiem, iż wiemy, jakie mają preferencje.

Jak myślisz, których osób jest statystycznie najwięcej? Otóż wg badan* 52% osób stanowią ci z pierwszej kategorii.

Do usłyszenia w kolejnych odcinkach.

Ryszard Skarbek
Autor Bloga Tańcząc z Życiem

* Shelle Rose Chavet, "Words that Change Minds"