Co znaczy Natłok maili, czyli jak sobie radzisz z zarządzaniem czasem?

Definicja: W większości spółek wybitną przewarzająca część rzeczy załatwia się na maila, a zwyczajny kontakt schodzi na dalszy plan.

Ba... jak już ludzie przywykli do wciskania przycisku ‘send' to regularnie dyskusje zaczynają się tak: „słuchaj... wysłałem Ci wczoraj mailika z... czy mógłbyś na niego odpowiedzieć?", lub: „taaa... zrobię to, tylko wyślij mi przypomnienie na maila". Inne ciekawe zdarzenie: ile razy zdarzyło Ci się wysyłać maila do osoby siedzącej w Twoim pokoju?

Co zrobić? Chyba jedynie zaakceptować to, iż mail zadomowił się na dobre i iż jest ich paskudnie wiele. Dlatego dobrze jest nauczyć się z tym żyć.


Zamiast więc narzekać na to, iż mamy "emailizację kontaktów międzyludzkich" chciałbym spojrzeć na to bardziej pragmatycznie. Zakładając, iż każdy mail to jakaś "kwestia" do załatwienia okazuje się, iż skrzynka odbiorcza może stać się niezłym poligonem dla Twojej zdolności podejmowania decyzji.

Cel jest prosty - aby skutecznie zastosować swój czas - przecież im dłużej ślęczysz nad mailami tym mniej czasu masz na pozostałe sprawy... regularnie o niebo ważniejsze.

Poniżej kilka na pozór prostych pomysłów, jak można sobie radzić z tą mailową rzeczywistością.



Decyduj natychmiast ‘co zrobić'

Najważniejsze to jest byś danym mailem zajmował się jeden raz. Czemu?

Dlatego, iż inny wariant jest zupełnie nieefektywny: patrzysz w skrzynkę, otwierasz maila, czytasz, trochę myślisz i ... nie podejmujesz decyzji tylko z powrotem oznaczasz go ‘do przeczytania'. Gdy później znowu zaglądasz do skrzynki to ten nieprzeczytany kłuje w oczy... pewnie znowu go otworzysz, przeczytasz i znowu się zastanowisz co zrobić. Marnotrawstwo czasu.

Na assessmentach menedżerów regularnie przeprowadzany jest test, który nazywa się ‘basket case': dostajesz długą listę spraw i musisz wykazać się tym jak sprawnie sobie radzisz z decyzjami. Czy jesteś w stanie ocenić prawidłowo ich ważność (priorytet) i podjąć właściwe zadania.

Taki basket case masz na co dzień w swojej skrzynce. Im szybciej opanujesz radzenie sobie z decyzjami tym lepiej dla Ciebie


kierowanie mailami

Są chyba jedynie 4 rzeczy, które możesz zrobić z każdym mailem.
1. Zajmij się sprawą natychmiast

jeśli ;kwestia dotyczy Ciebie, jest prosta i szybka do zrealizowania - od razu to wykonaj. Nie odkładaj na później ponieważ nawarstwi Ci się tego więcej i poczujesz się przytłoczony. Wg GTD (Getting Things Done) takim wyznacznikiem czy zająć się sprawą teraz, czy ją zaplanować, jest ocena czy ‘da radę' zrobić to w 2 minuty. Jeżeli tak - działaj natychmiast. Jeżeli to dłuższe zadanie - zaplanuj je na dogodny dla Ciebie czas.


2. Zaplanuj na później

Gdy wiesz, iż nie możesz się zająć danym mailem natychmiast ( ponieważ to zadanie na dłużej, nie masz odpowiednich ku temu narzędzi albo informacji, czy także musisz zwyczajnie zaczekać na kogoś/coś -na przykład aż ktoś wróci z urlopu, aż zostanie zrealizowane zlecenie etc.) - zaplanuj na właściwy czas. W ten sposób od razu się tym zająłeś, i ;kwestia nie obciąża Ci myśli. Przypomnienie o tym wyskoczy we właściwym momencie - wtedy spokojnie będziesz miał wszystko co potrzebne do tego aby zająć się sprawą i ją zamknąć.


3. Zdeleguj zadanie

Delegowanie w polskiej kulturze kojarzy się raczej z ‘zrzucaniem roboty na innych'... a więc takim cwaniakowaniem. >jeśli myślisz podobnie to zachęcam do przeczytania artykułu o delegowaniu. Nie zawsze jesteś idealną osobą do wykonania danego zadania. Może bardziej obrazowy przykład z innej beczki: przecież nie będziesz budował sobie sam domu tylko zatrudnisz ekipę. A wracając do maila - jeżeli są osoby, którym możesz powierzyć dane zadanie to zrób to.


4. Usuń, skasuj, wyrzuć, zapomnij

>jeśli mail po krótkim przejrzeniu uznasz za bezwartościowy dla Twojej dalszej egzystencji to szybko go usuń. Do tej kategorii wpadają wszystkie maile z humorem, spam wszelki i przewarzająca część maili gdzie jesteś w CC, czy także jak kto woli w DW.

Są jeszcze maile, z serii ‘trzeba mieć' a więc coś co może się przydać - --na przykład jakieś wiadomości ze statusami o projektach etc. Zupełnie Ci to niepotrzebne na co dzień, jednak może zdarzyć się przypadek gdzie będziesz potrzebował tu zaglądnąć i do tego się odnieść.

Takie maile od razu przenieś do jakiegoś archiwum albo folderu do którego nie zaglądasz otwierając skrzynkę. Gdy będziesz potrzebował tych informacji łatwo je tu znajdziesz. A nie będą przyciągały wzroku przy normalnej pracy.




Szybki dostęp do właściwych informacji

Gdy nie masz pod ręką potrzebnych rzeczy, to regularnie stajesz w miejscu i nie jesteś w stanie zrealizować danego zadania. jeżeli odszukanie właściwego maila to droga poprzez mękę to najprawdopodobniej machniesz ręką, maila najprawdopodobniej oznaczysz jako nieprzeczytanego i dopiszesz sobie w głowie do listy spraw na później, która oczywiście rośnie i rośnie i coraz bardziej stresuje.

Szybkie znalezienie tego co potrzebujesz ułatwi Ci wyśmienicie życie. Mechanizm GTD (Getting Things Done) rekomenduje sposób katalogowania maili- po przeczytaniu od razu decydujesz do którego katalogu przenieść maila. Do wyboru (jako uzupełnienie albo alternatywę) masz również coś co nazywa się Desktop Search - a więc wyszukiwarka ‘wszystkiego' co trzymasz u siebie na komputerze: maili, plików, kontaktów i co istotne załączników maili.

Polecam instalację jednego z dwóch w zależności od preferencji: Google Desktop Search albo Windows Desktop Search . Wyznacz przy konfiguracji, iż interesuje Cię również przeszukiwanie maili i archiwum - i po kłopocie. Gdziekolwiek później wrzucisz maila - z pewnością znajdziesz